Sinds 1 september 2021 is telewerk niet meer verplicht, noch aanbevolen in het kader van de coronamaatregelen.
Toch lijkt telewerk ook na de verplichting of aanbeveling ervan omwille van corona een blijver. In een onderzoek van BDO bijvoorbeeld gaf maar liefst 95% van de ondervraagden aan ook na corona minstens 1 dag per week te willen telewerken.
Wil jij als werkgever structureel telewerk implementeren na 31 augustus 2021, dan moet je zorgen voor een degelijk kader. Hierbij alvast enkele tips als jij telewerk wil implementeren.
Tips:
1. Bevraag de werknemers
Het heeft weinig zin om telewerk in te voeren als je niet weet hoe jouw werknemers er tegenover staan. Hoeveel van jouw werknemers willen graag thuis kunnen werken? Hoeveel dagen per week willen ze dat doen? Wat zijn de belangrijkste motieven van de werknemers om thuis te willen werken en wat zijn de motieven om naar kantoor te komen?
Heb je een kleine onderneming, dan volstaat wellicht een kleine mondelinge rondvraag onder je werknemers. Is jouw onderneming groter, maak dan een online survey en vraag de werknemers om die in te vullen.
2. Breng de verenigbaarheid van elke functie met telewerk in kaart
Het is nogal evident dat sommige functies helemaal niet van thuis uit kunnen worden uitgevoerd, terwijl voor andere functies elke dag telewerk in principe mogelijk is. Soms is het ook niet zo zwart-wit.
Breng op voorhand in kaart per team en/of per functie of en hoe vaak men kan telewerken. Vermijd een telewerkpolicy waarbij je slechts beoordeelt of telewerk mogelijk is wanneer de werknemer het aanvraagt. Zo geef je duidelijkheid aan de werknemers en creëer je niet het gevoel dat het beleid op willekeur is gebaseerd.
3. Voorzie de nodige hardware en software
Om het telewerk te doen slagen, moet elke telewerker uiteraard over de nodige hardware en software beschikken. Als elke werknemer op vandaag een desktop pc heeft op het werk, schakel je dan over naar laptops? Als ze hun eigen laptop of computer gebruiken, hoe zorg je ervoor dat ze op een veilige manier toegang hebben tot het bedrijfsnetwerk?
Je bent als werkgever bovendien verplicht om behoorlijke faciliteiten inzake technische ondersteuning ter beschikking te stellen. Wie kan de telewerker bellen wanneer die technische ondersteuning nodig heeft?
Zit hiervoor samen met jouw eigen IT-afdeling of doe beroep op een externe IT-specialist.
4. Bepaal je beleid rond de terugbetaling van kosten
Thuiswerk zorgt ervoor dat de werknemer kosten maakt om zijn werk thuis te kunnen uitvoeren. Denk maar aan de elektriciteit en verwarming verbruikt tijdens het telewerk en de privé-internetverbinding die de werknemer gebruikt om te kunnen telewerken.
Bepaal als werkgever voor welke kosten en in welke mate je zal tussenkomen.
Als werkgever kan je die kosten bijvoorbeeld vergoeden door middel van een forfaitaire kostenvergoeding. De RSZ en de fiscus bepalen wel een maximum voor die forfaitaire kostenvergoedingen:
Daarnaast zijn er nog heel wat andere mogelijkheden, zoals een terugbetaling van de aankoop van kantoormeubilair of terbeschikkingstelling van kantoormeubilair.
De fiscus publiceerde eerder dit jaar een uitgebreide circulaire die verduidelijkt wat zij aanvaardt als tussenkomst van de werkgever voor thuiswerk (Circulaire 2021/C/20 van 26 februari 2021). De RSZ volgt de principes van deze circulaire.
5. Schrijf een proces uit voor de aanvraag van telewerk
Eén van de basisprincipes van het reglementair kader rond structureel telewerk (opgenomen in CAO nr. 85) is dat het gebaseerd is op vrijwilligheid, zowel van de werknemer als van de werkgever. Als je al werkgever een kader voor telewerk hebt gecreëerd, kan je een werknemer dus niet verplichten om daar effectief gebruik van te maken.
Bovendien verplicht CAO nr. 85 ook dat er een schriftelijke overeenkomst wordt opgemaakt voor iedere telewerker waarin een aantal vermeldingen moeten worden opgenomen.
Naast het hebben van een algemeen beleid dat je opneemt in een telewerkpolicy, is het daarom ook nodig om een proces op te zetten wanneer een individuele werknemer - op basis van het algemeen beleid - effectief wil telewerken:
***
Vragen over een telewerkpolicy, een addendum bij de arbeidsovereenkomst voor telewerk of de kostenvergoeding? Contacteer mij gerust!